Les Olah Data Semarang Guru Datang & Online

Berkas asli nol pernah disentuh

Ini aturan yang paling murah dijalankan dan paling sering menyelamatkan, dan ia nol menuntut alat apa pun.

Berkas yang Anda terima disimpan utuh, di tempatnya sendiri, dan nol pernah disunting. Seluruh perubahan dikerjakan sebagai langkah yang menghasilkan salinan baru.

Alasan pertama bisa ditelusuri. Ketika ada yang menanyakan satu angka di laporan Anda, Anda bisa menelusurinya kembali melewati langkah-langkahnya sampai ke asalnya. Kalau aslinya sudah disunting, jejak itu hilang dan jawabannya tinggal perkiraan.

Alasan kedua bisa diulang. Langkah yang keliru bisa diperbaiki lalu dijalankan ulang dari aslinya, dan hasilnya pasti. Tanpa aslinya, memperbaiki satu langkah berarti mengerjakan ulang semuanya dengan tangan.

Alasan ketiga dan ini yang paling sering terbukti: data yang Anda sangka salah kadang sesungguhnya benar. Dengan aslinya utuh, Anda bisa memeriksanya. Tanpa aslinya, perubahan yang keliru sudah jadi kenyataan baru Anda.

Menggabungkan dua sumber: tempat kekeliruan paling tenang

Pekerjaan yang paling sering diminta dan paling sering menghasilkan angka yang keliru tanpa ada yang menyadarinya.

Bentuknya sederhana: satu daftar pelanggan dan satu daftar transaksi, digabungkan lewat nomor pelanggan. Atau daftar barang dan daftar harga, digabungkan lewat kode barang.

Yang membuatnya berbahaya: kalau kunci penggabungnya ada yang ganda, barisnya berlipat. Satu pelanggan yang tercatat dua kali di daftar pelanggan membuat seluruh transaksinya dihitung dua kali, dan hasilnya laporan dengan angka yang terlalu besar dan terlihat masuk akal.

Jadi satu pemeriksaan ditegakkan di kelas ini dan ia memakan beberapa detik: hitung barisnya sebelum dan sesudah menggabungkan. Penggabungan yang menghasilkan baris lebih banyak daripada semula itu cacat, nol hasil, dan ia wajib diselesaikan sebelum melanjutkan.

Pemeriksaan kedua: hitung berapa baris yang nol menemukan pasangan. Angka itu memberi tahu kode yang nol cocok, dan penyebabnya hampir selalu ejaan yang berbeda, spasi di ujung, atau kode yang tersimpan sebagai angka di satu berkas dan sebagai tulisan di berkas lain.

Kapan lembar kerja sudah nol cukup, dan tandanya datang sebelum ia pecah

Lembar kerja alat yang baik dan ia punya batas. Yang berguna mengetahui tandanya sebelum batas itu dilewati, sebab sesudahnya pekerjaannya lebih berat.

Tanda pertama waktu. Berkas yang memakan menit untuk dibuka, atau yang menghitung ulang beberapa detik tiap kali satu sel diubah, sudah melewati batas kenyamanan meski ia masih bekerja.

Tanda kedua rantai berkas. Rumus yang menunjuk ke berkas lain, yang menunjuk ke berkas lain lagi, membuat satu berkas yang dipindah memutus angka di ujung rantai tanpa suara.

Tanda ketiga pengulangan. Pekerjaan yang sama dikerjakan tiap bulan dengan tangan, dengan urutan yang disimpan di kepala satu orang.

Kalau salah satu tanda itu ada, yang masuk akal memindahkan bagian merapikannya keluar dari lembar kerja. Bentuknya bisa alat yang menyusun langkah tanpa menulis kode, atau bahasa pemrograman untuk data.

Yang nol perlu dilakukan meninggalkan lembar kerja seluruhnya. Ia tetap tempat terbaik menampilkan hasil kepada orang lain, sebab rekan kerja Anda bisa membukanya tanpa memasang apa pun. Kursus Excel menggarap sisi itu lebih dalam.

Nilai yang hilang, ganda, dan ganjil: tiga keputusan, nol satu

Tiga hal ini selalu ada di data nyata, dan ketiganya menuntut keputusan yang berbeda serta pantas dicatat.

Nilai yang hilang. Artinya ditanyakan dahulu, sebab satu sel yang kosong bisa menyatakan tiga hal yang berlainan: nilainya memang nihil, pencatatnya belum mengisinya, atau pertanyaannya nol berlaku bagi baris tersebut. Tiga keadaan itu menuntut tiga penanganan, dan menyamaratakannya jadi angka nol menggeser hasil hitungan Anda.

Baris ganda. Yang perlu diputuskan apa yang disebut ganda. Dua baris dengan seluruh kolom identik jelas ganda. Dua baris dengan nama sama dan nomor telepon berbeda belum tentu, dan memutuskannya menuntut Anda mengetahui bagaimana data itu dikumpulkan.

Nilai yang ganjil. Angka yang jauh di luar yang lain perlu diperiksa, nol langsung dibuang. Umur dua ratus tahun jelas kekeliruan pencatatan; transaksi seratus kali lebih besar dari yang lain bisa sungguh terjadi dan justru itu yang paling penting di laporan Anda.

Jadi ketiganya dicatat sebagai keputusan, lengkap dengan alasannya. Catatan itu yang Anda bacakan ketika atasan atau penguji menanyakan kenapa angkanya begitu, dan ia juga yang membuat orang lain bisa menjalankan proses Anda dengan hasil yang sama.

Dua jenis peserta, dan yang berbeda di antaranya

Pekerja kantor yang mengerjakan laporan rutin membawa satu masalah yang jelas: pekerjaan yang sama memakan waktu yang sama tiap bulan. Di sini sasarannya memindahkan urutan langkahnya keluar dari kepala, sehingga bulan berikutnya jadi menjalankan, nol mengerjakan ulang. Peserta semacam ini kerap mengukur penghematannya sendiri di bulan kedua.

Peneliti dan mahasiswa membawa masalah yang berbeda: data yang dikumpulkan dari kuesioner atau catatan lapangan, dengan bentuk yang kerap jauh dari aturan satu baris satu pengamatan. Di sini medan pertama memakan porsi terbesar, dan sebagian peserta menemukan bahwa bentuk kuesionernya yang perlu diperbaiki, bukan datanya.

Dan satu kelompok ketiga yang lebih kecil: staf yang menerima data dari banyak orang dengan bentuk yang berbeda-beda. Di sini yang paling menolong justru di hulu, yaitu menyeragamkan bentuk berkas yang dikirimkan orang, dan satu lembar isian yang dirancang benar menghapus berjam-jam merapikan setiap bulan.

Ketiganya mulai dari pemeriksaan bentuk data, dan selisihnya muncul sesudah itu. Jadi pertemuan pembuka meminta satu hal yang sama dari semuanya: bawa berkas yang sungguhan, seberantakan apa pun keadaannya.

Empat hal yang bisa Anda periksa di berkas Anda hari ini

Pertama, cari sel yang digabung di lembar Anda. Tiap satu yang Anda temukan berarti beberapa baris di bawahnya kehilangan keterangan, dan itu pekerjaan pertama Anda.

Kedua, periksa apakah ada kolom yang namanya berupa bulan atau tahun. Kalau ada, bentuk itu akan menghalangi hampir tiap hitungan yang melintasi waktu.

Ketiga, hitung berapa berkas Anda yang namanya mengandung kata final atau versi. Angkanya memberi tahu seberapa jauh Anda dari proses yang bisa dijalankan ulang.

Keempat, kalau Anda pernah menggabungkan dua berkas, hitung barisnya sebelum dan sesudah. Kalau sesudahnya lebih banyak, ada laporan Anda yang angkanya terlalu besar, dan kemungkinan ia sudah terkirim.